راهنمای خرید نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان + معرفی بهترین ابزارها در سال 1402
در جلسه هفتگی ماه پیش، یکی از همکاران از کسب‌وکار عمویش تعریف کرد. این فرد سال‌ها یکی از موفق‌ترین کارگاه‌های صنعتی اطراف تهران را داشت. اما با شیوع کرونا، سه سالی میشد که کاروبارش کساد شده بود. همکار ما نمی‌خواست سال‌ها تجربه‌ی عمویش را زیر سوال ببرد و چیزی به او نمی‌گفت. اما همه می‌دانستیم که عمویش باید با تغییرات بازار همراه شود و از ابزارهای به‌روزی استفاده کند. به همین دلیل پیشنهاد کردیم که به طور آزمایشی از نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان استفاده کند و بعد از مرتب کردن داده‌هایش، نتایج گزارش‌ها را بررسی کند تا خودش دلیل افت فروش را بفهمد. شاید بپرسید چرا این فرد به پلتفرم باشگاه مشتریان جهت ثبت اطلاعات مشتریان نیاز داشت؟ در ادامه این مقاله دلیلش را می‌فهمید.
چرا اطلاعات مشتری‌ها باید ثبت و سازماندهی شوند؟
پایگاه داده مشتری باعث :
- بهبود نرخ حفظ مشتری
- افزایش درآمد کسب‌وکار
- و ارزش هر مشتری
می‌شود.
هر چه بیشتر در مورد مشتری‌های خود بدانید، بهتر به آنها رسیدگی می‌کنید. اما اگر این داده‌ها را به شکلی مناسب سازماندهی نکنید، قابل استفاده نیستند. پس باید اقدامات زیر را بر روی اطلاعات مشتری‌ها انجام دهید:
- جمع‌آوری داده‌ها
- تجزیه‌وتحلیل
- سازماندهی
- ارائه گزارش
- اشتراک‌گذاری در کل سازمان
ثبت اطلاعات مشتری‌ها چه مزایایی دارد؟
ثبت اطلاعات مشتری‌ها و مدیریت داده کمک می‌کند تا:
- مشتری‌های جدید جذب کنید.
- روندهای بازار (مثل روندهای فصلی) را شناسایی کنید.
- وفاداری در مشتری را افزایش دهید.
- در میان رقبا متمایز شوید.
چه داده‌هایی را باید جمع‌آوری کنید؟
همانطور که قبلا در مقاله‌ی پرونده‌ی مشتری در CRM هم گفتیم، این‌ها متداول‌ترین اطلاعاتی هستند که باید در نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان گرداوری کنید. اما فقط نمونه‌هایی را انتخاب کنید که برایتان مفید هستند. در غیر این صورت با یک سیلوی داده‌ی عظیم مواجه می‌شوید که به جای کمک کردن، دست و پایتان را می‌بندند.
اطلاعات تماس
- نام مشتری
- اطلاعات تماس شامل ایمیل، آدرس شماره تلفن و…
- روش تماس مورد ترجیح
داده‌های مربوط به ترجیحات خرید
- اقلام خریداری شده
- ارزش فروش قبلی
- زمان خرید
- روش پرداخت
- دفعات خرید
اطلاعات دموگرافیک
- سن
- جنسیت
- روز تولد
- منطقه
- علایق، سرگرمی‌ها
- سطح درآمد
بازخورد
- نتایج نظرسنجی
- مشکلات، سوالات، نظرات
- آخرین تعامل و نتیجه
- امتیاز رضایت مشتری
نرم افزار ثبت اطلاعات مشتریان برای هدفمندسازی بازاریابی و بهبود فروش
اطلاعات قدرت است. اما در چه بستری؟ آیا فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان برای ثبت این اطلاعات کافی و معتبر است؟ اهمیت اطلاعات در دنیای امروز و کسب و کارها به‌شدت روبه رشد است به همین دلیل تکنولوژی به سمت بیگ دیتا پیش رفته. هر چه اطلاعات بیشتر، قدرت بیشتر. در دنیای کسب و کار و صنعت نیز همین قانون حاکم است. این که رنگ مورد علاقه ی مشتری شما چیست یا به کدام سبک موسیقی علاقه مند است، شاید به کالا یا خدمات شما مربوط نباشد، اما می تواند جوری بازاریابی شما را شخصی سازی کند که مشتری شما هیچ گونه تمایلی به خرید از جای دیگر نداشته باشد، حتی اگر قیمت پایین تری به او ارائه شود.
ترجیحات مشتری
فرض کنید فروشگاه لپ تاپ و موبایل دارید. یکی از مشتری های شما یک لپ تاپ خریداری کرده و لوازم جانبی او اکثرا بنفش رنگ بوده اند. هنگام خرید حضوری او، متوجه شده اید که قاب گوشی موبایل این خریدار عکس یک شخصیت کارتونی خاص را دارد. حالا تولد اوست و شما می خواهید یک هدیه کوچک به عنوان هدایای تبلیغاتی برای او بفرستید.
یک ماوس پد بنفش با عکس همان شخصیت کارتونی سورپرایز بسیار خوبی برای او خواهد بود. شما می دانید که به احتمال خیلی زیاد مشتری شما این هدیه را دوست داشته و از آن استفاده می کند. و هیچ گاه فراموش نمی کند که شما این هدیه را به او داده اید، چرا که به علایق شخصی اش مربوط بوده، و تنها یک خودکار یا سررسید با نام شرکت شما نیست.
این مثال نشان می‌دهد که باید به عنوان یک نیروی فروش همه جوانب را تحت نظر داشته و به مشتری توجه کنید. تنها به اطلاعاتی که از مشتری ها می‌پرسید اکتفا نکنید. البته در فروشگاه های اینترنتی و کسب و کارهای آنلاین انجام این کار گاهی ساده تر است.
اگر اصول مذاکرات را به درستی رعایت کنید بعضی اوقات حتی نیازی نیست مواردی را به طور مستقیم بپرسید. مثلا حین صحبت متوجه می شوید شیرینی مورد علاقه ی مشتری چیست. حتی اگر فروشنده ی فرش و موکت باشید، باز هم می توانید یک جعبه ی کوچیک از شیرینی مورد علاقه ی او را به پاس خرید یا به هر مناسبت دیگری برای آنها ارسال کنید. درست است که هدیه های تبلیغاتی باید به نوعی به کار یا محصول شما مربوط شوند، اما برخی هدایا عمومی و به یاد ماندنی هستند و می توان از آنها برای مناسبت های خاص استفاده کرد.
دسته بندی اطلاعات و جستجوی دقیق
هر چه اطلاعات دسته بندی شده تر و جستجو در آنها راحت تر باشد، سرعت عمل و دقت بیشتر می شود. چیزی که لازم دارید یک پایگاه اطلاعاتی ست که بتواند اطلاعات مربوط به هر مشتری احتمالی یا فعلی را به صورت دسته بندی شده ثبت کرده و در اختیار شما قرار دهد. این پایگاه باید این قابلیت را داشته باشد که خود شما دسته بندی ها و عنوان اطلاعاتی را که می خواهید مشخص کنید، از آنها گزارش های دستی و دوره ای خودکار بگیرید، و بتوانید به سادگی به آنها نظارت داشته باشید تا تغییرات چشمگیر را بلافاصله تشخیص داده و از پیشامدهای کاری ناگوار پیشگیری کنید.
گزارش های خلاصه ی نموداری در سیستم با هدف نظارت راحت تر تعبیه شده اند. یک نمونه ی این گزارش ها قیف فروش است که برای مدیران فروش اهمیت بسیاری داشته و برخی شاخص های مهم فروش را به آنان نمایش می دهد. در نرم افزار پارس ویتایگر می توانید گزارش های دیگری به آنها اضافه کنید، البته اگر ماژول لازم را داشته باشید.
بسیاری از مواقع اطلاعات نوشتاری نیستند، یا در قالب نامه یا فاکتور هستند که در حقیقت اسکن برگه های امضا شده بوده و باید به همان شکل ثبت و ضبط شود.
پروفایل مشتری برای ثبت تمام اطلاعات و اسناد
نرم افزار سی آر ام پارس ویتایگر تمام این اختیارات را به شما می دهد. به هر شخص یک پروفایل اختصاص داده می شود که در آن می توانید تمام اطلاعاتی را که برای شما اهمیت دارد به صورت دسته بندی شده وارد کنید. فایل صوتی مکالمات، فایل های صوتی و تصویری، پی دی اف یا انواع دیگر فایل هایی که اطلاعات مشتری را شامل می شوند، همگی قابل ذخیره سازی در پروفایل ها هستند.
اگر هم اطلاعاتی لازم دارید که در عنوان های پیش فرض سیستم (یعنی فیلدها) وجود ندارند، با چند کلیک آنها را اضافه کنید. شما می توانید از مشتری ها طبق اطلاعات مختلف گزارش و خروجی گرفته، کمپین های ایمیلی و پیامکی ساخته و ارسال کنید، از کمپین ها گزارش بگیرید و میزان نتیجه بخشی هر کمپین را در جذب مشتری های جدید بررسی کنید و اثربخشی استراتژی های خود را بسنجید.